Het ongelukkige huwelijk tussen SAP en gebruikerservaring

Waar in het menu kan ik dat mooie activarapport ook alweer terugvinden? Hoe vind ik de transactie terug, die mijn collega me gisteren liet zien? Tjonge jonge, heb je eindelijk SAP Fiori, moet je door 147 tegels scrollen om het aanmaken van een order te kunnen uitvoeren.

Herken je het gevoel? Heb je misschien als consultant een gebruiker ooit aangeraden om op een post-it enkele handige transacties te schrijven en die aan de monitor te plakken en herken je de ellenlange favorietenlijst bij veel gebruikers.

De gebruikersinterface van SAP was in ECC zeker niet gebruikersvriendelijk. SAP Fiori zou daar verandering in brengen, maar de overload aan tegels op het scherm, schrikt veel gebruikers af.

Gelukkig werkt SAP hard aan de relatie, en introduceerde hiervoor spaces & pages in release S/4 HANA 2020. Ik licht in dit artikel toe hoe spaces & pages werken en deel enkele ervaringstips.

Een nieuwe fase in het huwelijk tussen SAP en gebruikerservaring

Ja, het huwelijk tussen SAP en gebruikerservaring is ongelukkig. SAP en gebruikers spreken niet elkaars liefdestaal. Daar waar SAP de taal van een gestructureerde opzet spreekt, daar spreekt de gebruiker de taal van veel en weinig gebruikte transacties en tegels.

De tegels die de gebruiker dagelijks nodig heeft wil hij of zij direct zien bij het aanloggen in Fiori. Tegels die af en toe of enkel tijdens de periode afsluiting worden gebruikt, mogen op een andere pagina staan.In de ideale wereld zou je de tegels willen structureren op basis van ‘a day in the life’ van de gebruiker.

SAP en gebruikerservaring groeien naar elkaar toe…

De nieuwe ontwikkeling binnen Fiori op het gebied van gebruikerservaring zijn de spaces & pages. Op basis van de spaces & pages worden de tegels anders gegroepeerd. Je hoeft niet meer door die 147 tegels te scrollen, maar je klikt via de space snel door naar de juiste pagina en tegel. Een space is opgebouwd uit één of meerdere pages. Afhankelijk van je rollen heb je toegang tot verschillende spaces en zie je enkel de tegels waarvoor je geautoriseerd bent.

… maar het is nog niet het perfecte huwelijk

Het is een goede stap in de juiste richting, maar het huwelijk is nog niet perfect. Alle gebruikers krijgen namelijk dezelfde zichtbaarheid van tegels. Dat is jammer, want wat voor de ene gebruiker een dagelijks te gebruiken tegel is, dat is voor een andere gebruiker een incidenteel te gebruiken tegel.

Single rollen vormen de bouwstenen van de verzamelrollen, die aan de gebruikers worden gekoppeld. De spaces worden gekoppeld aan single rollen. Hierdoor worden de schermen erg algemeen. De single rollen kunnen in verschillende verzamelrollen terugkomen. De bijbehorende tegels zijn voor verschillende gebruikers in dezelfde space en page zichtbaar.

Neem bijvoorbeeld een tegel voor het weergeven van business partners. Voor de crediteurenadministratie een veel te gebruiken tegel, terwijl een business controller de tegel af en toe zal gebruiken. De tegel staat voor beide gebruikers in dezelfde space en op dezelfde pagina en heeft dus dezelfde zichtbaarheid.

Hoe je spaces & pages goed kunt laten werken

Je moet bij het inrichten van de spaces & pages goed nadenken over de definitie van je spaces en van je pages. Na verschillende mogelijkheden geprobeerd te hebben, geef ik graag 2 tips:

Besteed tijd aan een werkbare opzet voor jouw organisatie. Een opzet aan de hand van een procesboom vond ik uiteindelijk het beste. De opzet blijft hierdoor weliswaar algemeen en voor sommige gebruikers zijn de dagelijks te gebruiken tegels zeker niet op één scherm of het eerste scherm zichtbaar. Afhankelijk van je procesboom blijft het aantal spaces beperkt. Bij andere indelingen werd het aantal spaces juist erg groot en waren niet alle spaces bovenaan het scherm zichtbaar. Dan zijn gebruikers weer eindeloos op zoek naar de juiste tegel.
Besteed tijd aan korte, bondige en herkenbare omschrijvingen voor de titels voor de spaces en pages. Hoe langer de titels van de spaces, hoe minder spaces bovenin het scherm zichtbaar zijn. De spaces die ‘eraf vallen’ kan de gebruiker via een pull-down menu zichtbaar maken. Omwille van de gebruikerservaring moet je dat proberen te voorkomen. Korte, bondige titels helpen daarbij.

SAP werkt hard aan de liefdesrelatie met gebruikerservaring

Kortom, het is een moeizaam huwelijk tussen SAP en gebruikerservaring, maar er wordt hard aan deze liefdesrelatie gewerkt. De spaces & pages vormen zeker een goede verbetering en verhogen de gebruikersvriendelijkheid.

Helaas kun je nog niet ‘a day in the life’ van de gebruiker realiseren. Desondanks is het een waardevolle investering om het gebruik van spaces & pages op te zetten. Je kunt dit stap voor stap doen, want spaces & pages en de oude groep-indeling kun je naast elkaar gebruiken.