Dubbel werk doen, geïrriteerde leveranciers te woord staan over niet-betaalde facturen en een accountant in je nek omdat de boeken niet sluitend zijn. Het is een weinig aantrekkelijk scenario. Toch ligt dit op de loer als de inkoopfunctie het matching proces niet op orde heeft. We zetten op een rij hoe ‘gedoe’ in price matching ontstaat én hoe je het op orde brengt. Want 100% price matching is haalbaar.
Een belangrijke oorzaak van een haperend matching proces is variantie in de inkoopprijs. Stuurt een leverancier een factuur die niet matcht met de aangemaakte inkooporder? Dan blijft de factuur vaak lang geblokkeerd. De leverancier krijgt niet betaald, met alle gevolgen van dien voor de relatie.
De meeste organisaties bedenken er wel iets op om de mismatch tussen factuur en inkooporder recht te trekken. Het systeem stuurt bijvoorbeeld de inkoper een seintje dat het opgelost moet worden. De echte oplossing zit vaak in het inforecord met daarin de gemaakte prijsafspraak. Pas je die niet aan? Dan gaat het bij de volgende factuur weer mis en doe je dubbel werk.
Ontevreden leveranciers en dubbel werk voorkom je door het systeem anders in te richten. In een ideale wereld matcht iedere factuur op basis van de materiaalprijs. Maar in de echte wereld staan er ook onverwachte kosten op de factuur. Anticipeer je op zowel varianties in de materiaalprijs als onvoorziene kosten? Dan ben je goed op weg naar 100% price matching.
Het stappenplan in dit artikel is gericht op factuurstromen waar inforecords onder liggen. Zijn dit in jouw organisatie andere bronnen? Daar zijn vergelijkbare oplossingen voor te bedenken. Leg onze P2P-experts jouw vraag voor en we denken graag met je mee.
Weet jij hoeveel procent price matching jouw organisatie heeft? Dan kun je nu beoordelen in hoeverre het lucratief is de weg naar 100% matching in te slaan. Wil je eerst starten met de scan en sparren over de uitkomsten? Neem dan contact op met:
Jan Laros
Telefoon: +31 6 23 19 51 53
E-mail: jan.laros@mccoy-partners.com