Externe inhuur en inkoop, meer dan alleen een administratieve handeling

Tijdens onze inkoop optimalisatie projecten worden we vaak geconfronteerd met de inkoopcategorie “inhuur extern personeel en consultancy”. In veel gevallen wordt alleen het laatste deel van het proces, de administratieve afhandeling, in het ERP systeem ondersteund. Het blijkt dat 44% van de kosten voor personeelsbeheer besteed wordt aan externe inhuur*. Externe inhuur wordt steeds belangrijker voor de uitvoering van essentiële bedrijfsactiviteiten.

Als het registreren van de inhuur in een inkoopsysteem als administratieve handeling wordt gezien, hoe kun je dan garanderen dat je als bedrijf op de juiste manier die inhuur inkoopt? Hoe kun je er zeker van zijn dat de juiste inkoopkanalen worden gebruikt, de gewenste voorkeursleveranciers en, niet geheel onbelangrijk voor de afdeling inkoop, tegen de juiste tarieven en voorwaarden?
Een Vendor Management Systeem (VMS) kan hierbij helpen. Een VMS-systeem leidt gebruikers stap voor stap door het volledige proces voor externe inhuur. Hierbij wordt rekening gehouden met het beleid en eisen van het bedrijf.

Een VMS-systeem is het enige systeem dat elke stap in het proces afdekt en kan integreren met de bestaande technologie binnen de organisatie. Inclusief Enterprise Resource Planning (ERP) en Applicant Tracking System (ATS) systemen.
Een bedrijf heeft te maken met diverse regels. Zeker als een bedrijf in meerdere landen actief is, waar rondom inhuur land specifieke regels gelden. Een VMS-systeem kan helpen om risico te mitigeren door:

• Informatie te onderhouden in 1 systeem ten behoeve van audit trails;
• Genereren van belangrijke reminders zoals het verlengen van visa of volgen van verplichte cursussen;
• Controles te beheren rondom goedkeuringen;
• Toegangspunt te zijn voor alle bedrijfslocaties en business units.

Door de juiste focus op bovenstaande punten kan een organisatie kosten besparen. Daarnaast ontstaat er volledig inzicht in de verschillende werkzaamheden die door externe medewerkers binnen de organisatie worden uitgevoerd en welke kosten daarmee gemoeid zijn.

Waarom SAP Fieldglass?

Een VMS-systeem dat naadloos integreert met de huidige (SAP) technologieën is SAP Fieldglass, samen met SAP Ariba en SAP Concur onderdeel van de Intelligent Spend Management groep. Een aantal van de belangrijkste kenmerken van SAP Fieldglass zijn:

• Beslisboom om gebruikers naar het juiste type externe inhuur te leiden;
• Plaatsen van vacatures zodat alle leveranciers deze in een standaard en uniform format aangeleverd krijgen;
• Goedkeuringen, gebaseerd op bedrijfsbeleid, via email zodat het proces vlot doorloopt;
• Review, evaluatie en selectie mogelijkheden van aangeleverde kandidaten;
• On- en off boarding om ervoor te zorgen dat externe medewerker op de juiste manier instroomt binnen de organisatie, maar ook weer uitstroomt bij het einde van de opdracht;
• Automatische facturatie van goedgekeurde urenstaten. Dit garandeert een snelle en correcte factuurafhandeling zonder disputen;
• Diverse integratie mogelijkheden met SAP en non-SAP systemen;
• Diverse administratieve tools om de applicatie snel actief te krijgen zoals en sjablonen bibliotheek, upload tools om data in bulk te laden en vooraf gedefinieerde workflows.

Door deze kenmerken op de juiste manier in te zetten kun je als bedrijf actief de externe inhuur managen en hiermee een echte return on investment bewerkstelligen.
Als je daarnaast SAP Fieldglass integreert met SAP S/4HANA of SAP Ariba kun je een volgende verdiepingsslag richting The Intelligent Enterprise maken door productiviteit te maximaliseren. Dit omdat alle bedrijfsprocessen van aanvraag externe inhuur tot facturatie van de externe inhuur naadloos in elkaar overlopen. 

Ook geïnteresseerd?

Door het volledige proces rondom inhuur extern personeel te integreren binnen het SAP inkooplandschap kunnen proces en kosten geoptimaliseerd worden.
Geïnteresseerd hoe je dit als bedrijf kunt bereiken door het gebruik van SAP Fieldglass in combinatie met andere SAP producten? Bel Timo Scholten (+31 6 302 16 145) of Ronald Versteijnen (+31 6 300 51 570).

*External workforces insights 2018