De komende jaren gaat de standaardisatie van SAP oplossingen echt doorzetten als gevolg van de “cloudification”. De flexibiliteit en snelheid van implementaties van bijvoorbeeld SAP Ariba en SuccesFactors spreken voor zich. Het afscheid nemen van maatwerk is inherent aan deze beweging om maximaal te kunnen profiteren van de voordelen van volwaardige cloud oplossingen. Denk hierbij aan:

  1. Speel sneller in op marktveranderingen
  2. Wordt een early-adopter van nieuwe proces functionaliteit
  3. Laat medewerkers sneller wennen aan nieuwe oplossingen
  4. Gebruik ook echt waarvoor je betaald

De voordelen zijn significant voor ieder bedrijf en hierbij is fit-2-standard geen vrijwillige opgave maar bittere noodzaak geworden. Hierbij moet wel de kanttekening gemaakt worden dat processen die niet onderscheidend per organisatie zich hier het beste voor lenen, bijvoorbeeld inkoop, finance en human resources.

In dit artikel leggen wij uit wat fit-2-standard is, de succesfactoren en hoe dit gaat in de uitvoering.

Wat is Fit-2-standard?

Fit-2-standard is geen activiteit of doel op zich, maar een mindset die zelfs trekjes van cultuur kent. Dit is dan ook de reden dat het vaak moeilijk is om dit te realiseren tijdens SAP-implementaties.

“SAP Fit-2-standard is het samensmelten van de best practices van een SAP-oplossing in de bestaande bedrijfsvoering en IT-voorzieningen om te voorzien in de bedrijfsstrategie”. 

Op basis van bovenstaande definitie valt direct op dat meerdere disciplines hierin betrokken zijn, denk hierbij aan het managementteam, architecten, proces en IT experts.

Succesfactoren

Om fit-2-standard tot een succes te maken is de volgende voorbereiding van belang:

  1. Zorg dat de projecteigenaren en het managementteam doordrongen zijn van hun bijdrage, want verandering zonder pijn bestaat niet.
  2. Zet een projectorganisatie op rondom end-to-end processen met een eenduidig governance model. Een governance model met een design authority is cruciaal om te zorgen dat er toch geen maatwerk of non-best practice inrichting wordt gekozen.
  3. Zorg dat zowel een architectuur- en procesontwerpoplossing als SAP Solution Manager / SAP Cloud ALM gereed zijn voor dat je begint. We krijgen vaak de vraag of men aan alleen SAP Solution Manager / SAP Cloud ALM genoeg heeft om de architectuur en het proces te beschrijven. Het korte antwoord is dat end-to-end processen vaak over meerdere systemen heengaan en dat dit zowel SAP als non-SAP integraties vereist binnen processen en systemen. Daarbij heb je dus ook een architectuur- en procesontwerpoplossing nodig, bijvoorbeeld EASE op ARIS .
  4. Geef iedereen binnen het project training op het vlak van fit-2-standard en zorg voor coaching tijdens de uitvoering. Terug naar oude gewoontes is immers gebeurd voordat je het weet.
  5. Change management was altijd al belangrijk, maar met fit-2-standard is de change vaak groter omdat complete processen veranderen. Organiseer daarom change management voordat je begint met fit-2-standard.
  6. Zorg voor beschikbaarheid van best practice processen en demosystemen om de organisatie mee te kunnen nemen in hoe processen er vanuit een standaard inrichting uit kunnen zien.

Fit-2-standard in de praktijk

Fit-2-standard kent in de praktijk 3 fases waarin verschillende detailniveaus worden behandeld.

Strategie

De strategische fase levert veel inzicht op in de huidige bedrijfsvoering en de te verwachte wijzigingen.  Je kunt hierbij denken aan het gelijk trekken van werkwijzen over verschillende locaties.

In deze fase komen de volgende aspecten in beeld:

  1. Bedrijfsstrategie; producten, diensten, kanalen, partners en domein specifieke eigenschappen zoals het productietype of de legal entity structuur.
  2. Organisatiestructuur; locaties, afdelingen, rollen en verantwoordelijkheden.
  3. Bedrijfsprocessen; de huidige bedrijfsprocessen met aanwezige varianten en lokalisaties.
  4. IT-landschap; welke applicaties, integraties en infrastructuur zijn aanwezig in het IT-ecosysteem.

Deliverables: Strategisch Design Document
Betrokken Rollen Partner: Project Architect, Project Manager
Betrokken Organisatie: Management Team, Enterprise Architect

Proces

Het doel van de procesfase is om inzicht te krijgen in het best practice proces vanuit de SAP-oplossing. Dit creëert bewustwording over het toekomstige proces en welke mogelijke veranderingen op komst zijn.  Deze fase doe je door de volgende stappen te nemen:

  1. Demonstreer de best practice processen in dual-screen modus. Leg het end-to-end proces uit en laat daarna de verschillende processen zien in het systeem. Identificeer tijdens de demo welke mogelijke gaps er zijn.
  2. Creëer in vervolgsessies het toekomstige proces. Hierbij kan gedacht worden aan de non-SAP activiteiten, rollen, benodigde werkinstructies etc.

Deliverables: Process Design
Betrokken Rollen Partner: Business Process Expert, Solution Architect
Betrokken Organisatie: Business Process Owner, Business Process Expert

Solution

Als het proces is bepaald, kunnen de verschillende aspecten van de solution besproken worden. Ook dit vindt in een aantal stappen plaats.

  1. Bespreek de inrichting van het systeem. Hierbij kan gedacht worden aan de order types, plants, inkooporganisaties en cost center structuur. Exacte thema’s zijn afhankelijk van de scope.
  2. Bepaal de benodigde integraties, zowel inkomend als uitgaand zodat het end-2-end proces over de verschillende systemen.
  3. In gevallen van complexere situaties is het ook aan te raden om de systeemdemarcatie te bepalen. Dit beschrijft waar een specifiek systeem start en stopt en waar het volgende systeem het proces overneemt.

Deliverables: Solution Design Document, Integratie architectuur en Systeem Demarcatie Architectuur (optioneel)
Betrokken Rollen Partner: Solution Architect, Integratie Architect (Integratie workshop)
Betrokken Organisatie: Managementteam, Enterprise Architect

Door fit-2-standard toe te passen op implementaties kun je versnellen en standaardiseren. Een toekomstvaste implementatie en een wendbare architectuur binnen de bewezen best practice oplossingen van de softwareleverancier bieden maximale waarde uit investeringen. McCoy heeft ruime ervaring met het uitvoeren van projecten volgens het fit-2-standard principe en weet door jarenlange ervaring hoe je dit kunt toepassen op SAP-projecten. Met best practice procesmodellen, onze bewezen centrale aanpak en het beste ondersteunende platform bieden wij maximaal rendement op jouw investering. Benieuwd hoe we dat doen? Neem gerust vrijblijvend contact op met Jan Laros op +316 23195153 of via jan.laros@mccoy-partners.com. We lichten het graag toe in een persoonlijk gesprek.

Bekijk ook: Succesvol Transformeren