Data migratie voor gemeente: van SAP ECC naar SAP S/HANA

Maarten mocht voor een gemeente aan de slag met een uitdagende taak: de overgang van het oude SAP ECC-systeem naar het moderne SAP S/4HANA. “Dat migreren we in een handomdraai”, zou je als Data Migratie Consultant kunnen denken, maar deze overgang is niet zo eenvoudig als het misschien lijkt. Welke stappen zijn er tot een succesvolle migratie en wat maakt dit zo uitdagend bij een gemeente? Maarten, Lead Consultant van de data migratie, geeft een inkijkje via deze blog!

Wat is de opdracht? 

De opdracht is om alle cruciale gegevens van de gemeente te migreren van het verouderde SAP ECC naar het moderne SAP S/4HANA-systeem. Om dit te doen werkt Maarten in een team van 25 consultants verdeeld over verschillende disciplines. De disciplines raken bijna ieder onderdeel van de gemeente, onder andere real estate, financiën, logistiek en HR. “Je maakt kennis met de rollen van een gemeente. Dit gaat veel verder dan alleen je paspoort ophalen, maar de gemeente is ook eigenaar van bushokjes en afvalbakken”, zegt Maarten. 

De vier stappen naar een succesvolle migratie 

Volgens Maarten zijn er deze opdracht grofweg vier stappen naar een succesvolle overgang naar SAP S/4HANA: het invullen van processen en systeem functionaliteiten, data cleansing, de data extractie en vertaling en natuurlijk de data migratie zelf. 

Stap 1: Invullen van processen en systeem functionaliteiten 

Maarten geeft aan dat de eerste stap het invullen is van de processen en systeem functionaliteiten volgens de SAP-standaard. Om de 'tenzij'-scenario's te begrijpen en de huidige werkwijze van de gemeente in kaart te brengen zijn er fit- gap workshops gegeven.

Stap 2: Data cleansing 

Het huidige systeem wordt gebruikt sinds 2008. Veel data is daardoor niet meer relevant of dubbel. Om de data op te schonen zijn er bewustwordingssessies georganiseerd. In deze sessies wordt ingegaan op het doel en de betekenis van de data. Het opschonen van data is een iteratief proces waar continu met de opdrachtgever wordt gekeken welke objecten weggehaald kunnen worden. De daadwerkelijke cleansing gebeurt met het SmartData Platform, een unieke McCoy methode voor het nauwkeuriger en makkelijker opschonen van data. 

Stap 3: Data Extractie en Vertaling 

Stap 3 omvat het extraheren van data uit het oude SAP-systeem en het vertalen naar het nieuwe S/4HANA-systeem. Deze stap is volgens Maarten redelijk makkelijk, aangezien de overstap van het ene SAP-systeem naar het andere SAP-systeem makkelijker is dan wanneer je met naar of van een ander systeem data migreert. 

Stap 4: De migratie 

De laatste stap is het daadwerkelijk migreren van de data waarbij de stamgegevens en transactionele gegevens in het nieuwe SAP S/4HANA systeem worden overgezet. 

De uitdaging van data migratie bij een gemeente 

Volgens Maarten zit er onwijs veel uitdaging in deze data migratie opdracht. Een groot deel van deze uitdaging vindt hij in de soort data die gemigreerd wordt: “We werken met heel gevoelige data. Dit maakt dat er dubbele afstemming is en dat je extra op scherp staat in zo’n project.” Daarnaast geeft Maarten ook aan dat er in de data veel verschillende objecten zijn met een samenhang. Zo werkt Maarten veel met transactionele data waarbij de timing de uitdaging is: “Denk dan bijvoorbeeld aan openstaande betalingen of nog te leveren producten. De status van deze data is anders nu dan tijdens de go-live in januari 2025.” 

Data migratie bij McCoy 

Dat deze gemeente voor McCoy heeft gekozen is volgens Maarten logisch: “Er is veel ervaring in huis met soortgelijke projecten voor universiteiten en gemeenten”. Maar ook denkt Maarten dat de omvang van McCoy een rol heeft gespeeld in het krijgen van deze opdracht: “We zijn groot genoeg voor dit soort mooie opdrachten, maar klein genoeg om pragmatisch en flexibel te kunnen werken. Als team zijn we daardoor nauwer met elkaar verbonden: iedereen maakt tijd voor elkaar en bij vragen of issues kunnen we elkaar gemakkelijk vinden.”